労働組合向けオンラインセミナーを成功させるために必要な準備とリソース

オフィスクでは、これまでさまざまなジャンルのオンラインライブセミナー研修を労働組合向けに提供してきた関係で、労働組合の企画担当者の方から、組合員向けのセミナーをオンラインで成功させるためにはどうしたら良いかといったご相談を頂く事が増えてきました。

オンラインセミナーもかなり普及してきましたが、従来型の対面セミナーに比べると、まだまだ開催の準備に対して不慣れあるいは苦手意識を持たれている方も多いと思います。

オンラインであってもセミナーの成功に必要な要素は対面集合セミナーとほぼ変わりません。違いは開催の場が、オンライン会議ツールであることと、参加者もPCの前にいる事です。

この記事では、弊社がクライアント様のセミナー集客や満足度のためにアドバイスしてきた内容を、「労働組合員向けオンラインセミナーイベントを成功させるために必要な準備とリソース集」として、組合執行部で企画されるご担当者さま向けに、まとめています。こちらに書いてあるポイントを考慮して企画・実行いただければ、必ずや組合員様に満足・支持いただけるイベントになると思いますので、ぜひ実践してみてください。

開催はいつにしたらいいか：オンライン開催の前提で、多くの組合員が参加可能な日程を考える

セミナーの成功の大前提は集客です。集客にはターゲット層が集まりやすい日程を組む、きちんと告知のリードタイムを取る、というのが成功の基本になります。

対面型の労働組合セミナーでは、多くの組合員がオフの日や時間、すなわち会社の休日に開催する事が多かったかと思います。そしてその場合、会場はみんなにとっての近場という意味で、会社のセミナールームか組合が保有している施設が主流であったと思います。

オンラインセミナーになると在宅から自宅のPCで参加される方が多く、参加可能な時間は対面セミナーの会場に移動して足を運ぶのに比べて、フレキシブルです。

また在宅勤務の方の中には、仕事をする日としない日のオン/オフに、メリハリをつけたいという方も多くなってきています。例えば「休日は家族と過ごすと決めているので会社関係のイベントには行かない」などとおっしゃる方も多いです。

そうするとセミナー集客成功の観点では、週末や休日ではなく、平日の就労時間後の方がより多くの参加者が集まるかもしれません。

またその場合のスタート時間ですが、対面セミナー時代には、参加者が退社できて移動もできる時間を考慮して、開始を19:30などにしていたかもしれませんね。

在宅では、逆に仕事終わりにそのままPCの前にいれば良いだけでサクッと参加できるのであれば、そうしたいという人も多いです。18:00ぴったりのビジネスセミナーも多くなってきました。それだと90分のイベントに参加してもその後家族で夕食を取ることもできます。

ただこういった働き方の前提は変わりゆくものですし、企業ごとにも異なって来ますので、

オンラインセミナーで具体的に参加可能な日時について、事前に組合員にアンケートを取って調査しておくのがベストです。

オンラインセミナーの実施タイミングを考えるにあたって、参考となる他サイトもいくつかご紹介します：

ウェビナーやオンラインイベント企画で押さえる7のポイント

タイミングで決まる！　効果的なセミナー開催＆集客スケジュール

告知・案内・PR：リードタイムを持って入念に何度も行う

オンラインセミナーを実施した方から、

せっかく苦労してセミナーをアレンジしたのに、思ったより社員が来てくれなかった・・・

セミナー自体は面白かったはずのに、集まりが悪くて盛り上がらず勿体なかった・・・

というような残念な声を後で頂くことがあります。

集客状況はコンテンツの有用度や参加日程などにも影響されますが、振り返りをすると、告知PRにおける単純な努力不足であったのでは、という声も多く聞きます。

例えば、せっかく良いセミナーを企画したのに、案内では地味で味気ないメールを送ってしまい、多くの組合員が業務連絡のメールを超えない印象を受けて、「告知案内があったこと自体を覚えていない」などというケースもあります。

オンラインセミナーの成功要因は、「コンテンツ/開催のアレンジが４割、残りの６割は正しい告知プロモーション」とよく言われます。

例えば、ロジカルシンキングセミナーを告知する場合、あなたならどのようなメールやLPでの見せ方を考えますか？

ただ単に「ロジカルシンキングセミナー開催」とだけ記載したメールを送ってはないでしょうか。

企業の社員の方は日々多様な社内メールに忙殺されています。推しの要素に乏しい、どこにでもあるイベントの案内に受け取られるメールでは、多くの方に業務連絡と捉えられ、スルーされてしまいます。

タイトル/バナー画像/説明文などにおいては、イベントや講師の魅力、スキルの有用性など、魅力や惹きの要素がファーストルックで伝わるように、見せ方を意識しましょう。画像のインパクトやクオリティも重要です。

ロジカルシンキングの例だと、例えば「誰でも明日からオンライン会議で説得力あるプレゼンができるようになるロジカルシンキングのコツ」と書くと、社員の方が内在的に持っている「仕事で輝きたい」という想いに訴求することができます。

また講師の肩書きや出版実績なども有用性に信憑性や説得力を持たせる要素として効果があります。出来るだけ盛り込むようにしましょう。

またメールをみてない人のために、SNSやコミュニティでの連絡手段があれば、重複を恐れず全てのチャンネルを使いましょう。組合員の広報誌にも載せたり、公式LINEやFacebookグループなどがあれば、それらも使いましょう。

告知の回数について。一度やっただけで終わった気になっていませんか？

告知は複数回、最低でも３回は行うべきです。人は何度も背中を押されないとイベントには参加しないものです。特に学びや自己啓発といったコンテンツであればなおさらです。自分にとって良いものとは分かっていても、忙しさにかまけて後回し西がされがちです。

３回告知をするのであれば、例えば：

初回はリードタイムを長めにとって、１ヶ月前

そして2回目は２週間前、

そして最後は開催日時の前の週

などができると、リードタイムとリマインダーのバランスが取れている告知設計となります。

何度も背中を押すことで組合いの方の学習意欲に火をつけることが可能になります。

オンラインセミナーの集客を成功させるためのヒントについては、以下のサイトも役立ちます：

オンラインセミナーで集客を成功させる5つのポイントとは？

ウェビナーの集客方法は？基本の集客施策や成功のコツをご紹介

多くの社員にとって有益なコンテンツを選ぶ

労働組合セミナーの企画担当者にとって、多くの組合員に満足して貰えるセミナーコンテンツを実施することが執行部としての責務を果たす事につながります。

セミナー内容の「有用性」に加えて、「講師の認知度」や「面白い切り口」「旬なコンテンツ」を選ぶことで、セミナー参加者の満足度もあがり、イベントとしての人気も上がります。

一方、特定の方にしか刺さらない内容（例えば技術系の講座）や、多くの参加者にとって意味はあるけどワクワクしないコンテンツ（健康、ハラスメント対策、マネー講座など）は、案内した組合員の方にとって「パッとしない」ので、そこまで集客力が出ません。ただこれらについても、切り口を面白く魅力的に立てることで、魅力度を上げることができます。

弊社でよく引き合いを頂く旬のセミナーのジャンルとしては、

1. すぐ使えて仕事の生産性に分かりやすく成果が出るビジネススキル（アウトルック、資料作成、プレゼンテーションなど）

2. ライフスタイルやウェルビーングの向上につながるスキル（時短料理、アンガーマネジメント、マインドフルネス）

などが集客力も人気もあります。

多くの組合員にとって有益なコンテンツが分からないという方は、シンプルに事前アンケートを取ってみましょう。サンプル数は少なくても大丈夫です。5人以上が有用と感じるセミナーは、多くの方にとって有益になります。企業ごとに社員の方が欲しているスキルも異なりますので、アンケートも重要な羅針盤となります。

セミナーの満足度を図るアンケートに無料で使えるツールはこちらで探せます：おすすめ無料アンケートツールを徹底比較！得られる効果や選び方

オンラインセミナーに経験ある講師を起用する。事前にきちんと打ち合わせを行う

オンラインセミナーに参加する方は、PCを通じて参加します。イベントの成功の鍵は、当日受講者がオンラインでの受講体験をつまらないと思わずに、楽しめるかが重要です。

それには、一方的な配信で「受け身の聴講」になることを防ぎ、エンゲージメントの要素をいれて少しでも自らが主体的に体験したと感じて貰えるにかかっています。一方的な配信だとライブのセミナーは、Youtubeなど緻密に制作されたコンテンツに比べると、エンターテイメント性やワクワク感などにおいて勝てません。

しかもセミナーという属性において、双方向のトークの場を作ることがなかなか難しいゆえ、登壇者が一方的に喋るトーク説明の部分がどうしても多くなりがちです。

それだけだと動画配信と変わらず、かつエンタメ性が前述の通り劣ってしまうので、参加者から受動的でつまらないと感じる視聴体験を招いてしまいます。

オンラインセミナーの場合は、せっかくのライブ感を感じてもらうために、Q&Aは必ず入れましょう。

また講師を起用する場合は、オンラインでの登壇および参加者とのやりとりに慣れている人を起用しましょう。

オーディエンスを意識して呼びかけたり対話をするなどができると、ビデオ会議ツール上であっても多くの参加者が飽きずに”ライブ感”を感じてもらえるので、一方的な配信に比べて体験の満足度は必ず上がります。

これらは経験の場数によってノウハウが蓄積されるので、上記のようなポイントを、講師との事前面談などで確認し、意識合わせを行う事をお勧めします。

弊社の「オフィスク」で提供するオンラインセミナーでも、全ての講師がストアカで自主開催のオンライン講座を開催し、集客して参加者を満足させたという実績と経験があります。また研修においては最後に必ずQ&Aの時間を取って貰うよう講師に依頼をしていますので、オンラインであってもインタラクティブな部分が必ず盛り込まれるよう配慮しています。

それでも当日の場がインタラクティブになるかどうかは、スムーズな司会進行、機材調整および企業ごとの従業員の人柄やカルチャーを理解した上で登壇することが望ましいですので、講師との事前の打ち合わせが何よりも重要です。

セミナー最後のQ&Aにおいて活発な質問を創出するためのヒントとなるサイトをいくつかご紹介します：

オンラインセミナーの司会台本の作り方と進行のポイント

発言が飛び交うオンライン会議をつくるには？　ファシリテーターが意識したいポイントを紹介｜株式会社ニット

当日のオンライン開催の成功の鍵：適切なビデオ会議ツールを選びと、事前のリハーサル

オンラインセミナーの成功に欠かせないのが、適切なオンラインビデオ会議ツールの選定と、それをきちんと使いこなせるための事前のリハーサルおよび接続・操作確認です。

参加者も含めた操作性や機材設定を事前にしっかりと詰めておく事で、当日のトラブルや操作ミスによる司会進行への影響を最小限にできます。

オフィスクではスタンダードビデオ会議ツールとしてZoomを推奨しています。講師や代理店など外部からの参加イベントでは、一番幅広く使い方が熟知されているツールであり、講師側のリタラシーも高いからです。

またZoomはグループや個別の参加者同士のインタラクションの設計がしやすく、動画アーカイブも簡単にできることに加えて、Webinar機能を使うとさらに高度なセミナー操作が可能になります。

以上の理由から、Zoomの起用を一番に推奨しています。

ただし社内用のスタンダードツールとしてMicrosoft Teamsを推奨しているクライアント企業様も多いです。

Teamsについては注意が必要です。我々もTeamsにも対応していますが、個人講師の中にはTeamsにの操作に慣れていない人もいます。

ZoomとTeamsではユーザーインターフェイスが異なりますので、簡単な操作や参加者への指示でも慣れているいないが当日の司会進行および参加者の満足度に影響を与えかねません。

またTeamsでは各社ごとに社内での設定が微妙に異なる部分もあります。

そして事前テストとリハーサルがとても重要です。

研修の実施日が決まったら、特にTeamsの場合は、早めに、関係者で集まって事前に、当日の段取りを決めておきましょう。

例えば開始に誰がイントロするかを決めておくことも、小さいことのようでとても重要です。そうでないとオンライン会議に全員が揃った状態で、お互いがお互いを待っている状態になってしまい、不要の沈黙がバッド体験につながりかねません。

また入室時に参加者を自動でミュートしておく設定や顔見せ、ハンドル名表記などについても、あらかじめすり合わせをしておかないと参加者の不満につながります。

そしてテストです。接続テストは入念に行いましょう。事前に各自やること、そして一度関係者全員でリハーサルを行う事をお勧めします。

接続テストは、通信速度を必ず測定しましょう。WIFIと一口にいっても様々ですし、接続が良くないとビデオ会議に耐えられないWIFIも最近増えています。

こちらのような無料の通信速度測定サイトを使いましょう：　https://fast.com/ja/

そしてPCの電源を入れていること、バッテリーが縦線されていること、これらについては講師、主催者側は当日進行の死活問題になりますので、必ず事前に確認しましょう。

おろそかにして、当日セミナー最中に講師のパソコンがダウンして突然ブラックアウトしてしまう、というアクシデントは、実は良く起こっています。起こるとコンテンツと無関係に参加者の満足度が下がってしまいます。

オンラインセミナー開催におけるzoomの基本的な使い方については、以下のサイトが役立ちます。

【初心者必見】今さら聞けないZoomの基本から便利機能を解説！

オンラインセミナーにおけるMicrosoft Teamsの活用方法については、以下のサイトが役立ちます。

Teamsの使い方をマニュアル付きで紹介 便利な機能を徹底解説！

まとめ：労働組合員向けのオンラインセミナー研修を成功させるために

いかがでしたでしょうか。オンラインセミナーを成功させるためには、社員の方から惹きのあるコンテンツを選択することも大事ですが、告知PRも、当日の準備も大事です。

逆に言うと、たかがオンラインセミナーと言ってもイベントとしての基本の準備をきちんと行うことで、在宅やリモートワークの社員の方にとって刺激になり、仕事やプライベートの向上にもつながる価値のあるセミナーをプロデュースすることは可能です。

オンラインでの実施は、慣れると開催準備もデスクトップで効率的にこなせるようになりますので、次回からぜひ意識してみてください。

オフィスクでは、ストアカの講師と労働組合様のセミナーニーズを熟知した専用のコンシェルジュが、あなたの団体や組合員に相応しいオンラインセミナーコンテンツをご提案しています。豊富なジャンルと安定の講師陣、オンラインセミナー特化に裏付けられた実績に基づいて、研修ニーズについては、ぜひ一度ご相談ください。